Grâce à la dématérialisation, les entreprises peuvent désormais travailler sur divers documents sans avoir à utiliser leurs versions papier. Mais les collaborateurs peuvent également échanger des données et communiquer plus facilement grâce à cette pratique qui est de plus en plus appréciée. La dématérialisation en entreprise se présente d’ailleurs sous différentes formes que les entités peuvent adopter. Et offre de nombreux avantages.
Les différentes formes de la dématérialisation en entreprise
La dématérialisation est une étape par laquelle une entreprise passe pour adopter la digitalisation dans leurs fonctionnements et se défaire de tous les supports variés disponibles. La pratique la plus utilisée est d’ailleurs le stockage des données et des documents sur un support numérique. L’entreprise n’a ainsi plus besoin de papier pour trouver une information en particulier. Mais la dématérialisation touche aussi la comptabilité en digitalisation, les factures ou encore la fiscalisation. Les travaux de gestion en ressources humaines sont aussi dématérialisés. Ainsi que les échanges de documents. Plusieurs offres de dématérialisation en entreprise sont d’ailleurs accessibles aux entreprises. Comme les offres de dématérialisation Ricoh pour les entreprises qui désirent passer plus facilement au numérique pour leurs dossiers et les autres aspects de leur firme. Les entreprises ont le choix entre deux offres :
- L’offre SimplyGED. Une offre pour les TPE et les PME qui en trois jours vont voir leur entreprise adopter le numérique rapidement. Vous aurez accès à une solution de stockage de documents en ligne sécurisée et facile à utiliser à un prix très attractif. Ainsi qu’une solution pour une dématérialisation de la gestion RH et de la comptabilité tout en facilitant la collaboration entre les différents membres de l’équipe de l’entreprise.
- L’offre DocuWare qui est une offre sur mesure pour les entreprises désirant se mettre au numérique. Les solutions mises à votre disposition sont définies en fonction des particularités de votre secteur d’activité ainsi que vos processus de travail.
Une optimisation de la gestion des informations et des données
Grâce à la dématérialisation, les entreprises ont l’avantage d’optimiser la gestion de leurs informations et de ses données. En effet, avec un stockage en ligne, le partage des documents est plus rapide et plus facile. Sans oublier la facilité de l’accès aux données partout et à tout moment. Cela grâce à la centralisation des informations dans un stockage unique. Les données de l’entreprise sont ainsi bien conservées et sont à l’abri de toute tentative de vol.
Une optimisation du temps de travail
Avec la dématérialisation en entreprise, les équipes de votre entité ont la possibilité de travailler plus efficacement et plus rapidement. Grâce à cette solution, plus besoin de fouiller partout pour trouver des informations en particulier. Mais il ne sera pas non plus nécessaire de gaspiller son temps à photocopier des documents. Ce qui permet un gain de temps considérable dans la réalisation d’une mission. De plus, la traçabilité des documents est assurée avec la dématérialisation en entreprise. Et le risque de perdre des informations est très réduit.